Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Quoki Travel S.A.S.

Domicilio: Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.

Sitio web: quokitravel.com

Correo de protección de datos: privacidad@quokitravel.com

Responsable y Delegado de Protección de Datos: Quoki Travel S.A.S, NIT -

Esta Política regula el manejo de todas las Bases de Datos de Quoki Travel S.A.S. que contengan Datos Personales de clientes, agencias de viajes, viajeros, contratistas, proveedores y terceros que sean objeto de Tratamiento. Tiene como objetivo establecer las políticas y procedimientos de gestión y protección de información alineadas con las mejores prácticas internacionales, preservando la seguridad en el intercambio, transferencia y tratamiento de la información.

La presente política se rige por:

Colombia: Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Argentina: Ley 25.326 de Protección de Datos Personales y normas reglamentarias de la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP).

Resto de Latinoamérica: Las normas equivalentes de protección de datos personales vigentes en cada jurisdicción. En todo caso, Quoki Travel S.A.S. aplicará como estándar mínimo los principios de la legislación colombiana, complementados con las disposiciones más estrictas del país de residencia del titular.

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento.

Base de Datos. Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible. Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Dato Público. Es el dato calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato Privado. Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el Titular.

Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, Quoki Travel S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento.

Titular. Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia de Datos. Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en un país, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera del país.

Quoki Travel S.A.S., en el desarrollo de su objeto social como operador mayorista de turismo receptivo, actúa como Responsable del Tratamiento de datos personales suministrados por agencias de viajes clientes, viajeros finales, proveedores de servicios turísticos, empleados y contratistas.

En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere, suprime y en general da Tratamiento a los Datos Personales proporcionados por personas naturales y jurídicas con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación comercial, civil o laboral.

Este documento cubre todas las entregas, transferencias o traspaso de información de confidencialidad media o alta, tanto al interior de la organización como con clientes, proveedores y público general, a través de cualquier medio de comunicación: verbal, visual o escrito, en papel o medios digitales.

Principio de legalidad. El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Constitución, la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada previamente al Titular, y no podrá ser usado para propósitos distintos a los autorizados.

Principio de libertad. El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.

Principio de transparencia. Se garantiza al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores comprendidas en el Tratamiento.

Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de calidad. Los datos objeto de Tratamiento deben mantenerse actualizados, rectificando o suprimiendo aquellos que resulten incompletos o inexactos.

Principio de proporcionalidad. Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios y pertinentes para el cumplimiento de las finalidades perseguidas.

Principio de responsabilidad. Quoki Travel S.A.S. adopta las medidas necesarias para el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos personales y puede demostrar, a solicitud de las autoridades, la adopción de dichas medidas.

Principio de lealtad. El Tratamiento debe realizarse de buena fe, evitando el uso de medios engañosos o fraudulentos para obtener los datos personales de los Titulares.

Agencias de viajes clientes: Nombre o razón social, NIT o identificación tributaria, nombre y datos del representante legal o administrador, correo electrónico, teléfono, país y ciudad de operación, tipo de agencia, logo e imagen institucional, documentos comerciales y legales, datos bancarios para pagos y comisiones, historial de operaciones en la plataforma.

Viajeros finales: Nombre completo, tipo y número de documento de identidad o pasaporte, fecha de nacimiento, nacionalidad, fecha de vencimiento del documento de viaje. Estos datos son suministrados por la agencia de viajes en el proceso de reserva.

Personal de agencias (vendedores): Nombre completo, correo electrónico y credenciales de acceso a la plataforma.

Visitantes del sitio web: Datos de navegación, dirección IP y cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del sitio.

Datos de menores: Los servicios de Quoki Travel S.A.S. están dirigidos exclusivamente a personas jurídicas (agencias de viajes) y personas naturales mayores de dieciocho (18) años. No se recopilan datos de menores de edad. Si se detecta información de un menor sin consentimiento de padres o tutores, se procederá a su eliminación inmediata.

Quoki Travel S.A.S. no recopila datos sensibles de manera directa. En caso de que algún dato suministrado pudiera clasificarse como sensible, su tratamiento se realizará con las garantías reforzadas exigidas por la ley.

1. La correcta ejecución del contrato de servicios turísticos entre el Titular y Quoki Travel S.A.S.
2. Creación y gestión de cuenta para el acceso a la plataforma quokitravel.com.
3. Gestión del registro, aprobación y seguimiento de agencias de viajes clientes.
4. Procesamiento de cotizaciones, reservas y confirmaciones de servicios turísticos.
5. Gestión de pagos, comisiones y liquidaciones entre Quoki Travel S.A.S. y las agencias clientes.
6. Emisión de documentos oficiales de viaje: vouchers, cotizaciones y confirmaciones.
7. Envío de comunicaciones transaccionales sobre estado de cotizaciones, reservas y pagos mediante correo electrónico.
8. Cumplimiento de obligaciones legales, contables, fiscales y regulatorias.
9. Análisis estadísticos internos para el desarrollo y mejora del negocio.
10. Mejora de la plataforma tecnológica y la experiencia del usuario.
11. Atención de requerimientos de autoridades competentes en cada jurisdicción donde opera la sociedad.
12. Gestión de material multimedia y documentación de paquetes turísticos para uso comercial de las agencias.

La autorización se obtiene mediante: aceptación expresa al registrarse en la plataforma, firma de contratos o acuerdos comerciales, o envío voluntario de información a través de los canales de contacto.

La autorización puede ser revocada en cualquier momento por el Titular, sin efectos retroactivos, mediante solicitud a privacidad@quokitravel.com.

Se entiende que en el evento de una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos, reorganización o liquidación de Quoki Travel S.A.S., la sociedad podrá transferir los Datos Personales de los Titulares a las partes involucradas, para lo cual la aceptación de la presente política faculta expresamente a Quoki Travel S.A.S. para realizarlo.

Los datos personales serán utilizados únicamente por Quoki Travel S.A.S. y los terceros autorizados para tales fines. No serán destinados a propósitos distintos de los autorizados. Quoki Travel S.A.S. protegerá la privacidad de la información y hará sus mejores esfuerzos para conservarla bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado.

Si por mandato legal una autoridad competente solicita información personal, Quoki Travel S.A.S. procederá a entregarla, informando previamente al Titular de dicha situación.

Quoki Travel S.A.S. podrá transferir datos a terceros en otros países cuando: el Titular haya otorgado autorización expresa, sea necesario para la ejecución del contrato de servicios turísticos, o el país destinatario cuente con niveles adecuados de protección.

Los proveedores tecnológicos que pueden acceder a datos en calidad de encargados:

Supabase Inc. — Infraestructura de base de datos y almacenamiento en servidores AWS región São Paulo, Brasil.

Hostinger International Ltd. — Infraestructura de alojamiento web.

Resend Inc. — Servicio de envío de correos electrónicos transaccionales.

Con cada proveedor se mantienen acuerdos de tratamiento de datos que garantizan niveles adecuados de protección y confidencialidad.

Quoki Travel S.A.S. podrá utilizar proveedores de servicios que trabajen en nombre de la sociedad para servicios de alojamiento, mantenimiento, cifrado, análisis, mensajería y gestión de transacciones. En consecuencia, los Titulares entienden que al suministrar información a Quoki Travel S.A.S., automáticamente autorizan a estos terceros para acceder a sus datos en los términos de la presente política.

En cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, Quoki Travel S.A.S. ha implementado las siguientes medidas:

Medidas técnicas: Autenticación segura con tokens JWT, control de acceso basado en roles con permisos diferenciados, Row Level Security en base de datos que garantiza que cada usuario accede únicamente a sus propios datos, cifrado de comunicaciones mediante HTTPS con certificado SSL, almacenamiento de archivos con control de acceso mediante URLs firmadas con expiración, separación de ambientes de desarrollo y producción.

Medidas administrativas: Registro de auditoría de todas las operaciones realizadas por usuarios internos, política de contraseñas seguras y cambio obligatorio en primer acceso, capacitación del personal en protección de datos, revisión periódica de controles de seguridad.

En caso de vulneración a datos personales, Quoki Travel S.A.S. analizará las causas e implementará acciones correctivas y preventivas. Sin perjuicio de lo anterior, los Titulares declaran entender el riesgo inherente al intercambio de información por medios electrónicos.

12.1 Conservación de la información

Los archivos bajo responsabilidad de Quoki Travel S.A.S. cumplen los siguientes protocolos:

Los datos del titular son almacenados en instancias separadas con controles de acceso para la lectura. Se evita la consulta por personal no autorizado. Los archivos son cifrados al momento de ser almacenados. Las transferencias de información confidencial se realizan a través de sistemas seguros con cifrado. Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y los plazos exigidos por la ley. En Colombia, los documentos contables se conservan por un mínimo de diez (10) años conforme al Código de Comercio.

Cualquier dispositivo de almacenamiento que haya perdido vigencia debe ser eliminado de forma segura. Los medios magnéticos deben ser destruidos antes de desecharlos para que la información sea irrecuperable. Los computadores dados de baja deben tener su disco duro formateado o destruido. Los documentos físicos deben ser destruidos mediante equipos trituradores.

Para solicitar la eliminación de datos personales, el Titular debe remitir solicitud escrita a privacidad@quokitravel.com. El área responsable analizará si existe legislación que impida su eliminación. De proceder, se confirmará la eliminación mediante comunicación escrita.

El sitio web quokitravel.com utiliza cookies técnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma, incluyendo cookies de sesión de autenticación. No se utilizan cookies de rastreo publicitario ni se comparte información de navegación con terceros para fines publicitarios. El Titular puede deshabilitar cookies desde la configuración de su navegador, lo que podría restringir el uso de algunas funcionalidades.

Quoki Travel S.A.S. realiza sus mejores esfuerzos para cumplir las disposiciones normativas y resguardar la información. Sin embargo, es posible que ataques externos no previstos puedan abrir brechas de seguridad. Los Titulares declaran entender el riesgo que contiene divulgar información por medios electrónicos y exoneran a Quoki Travel S.A.S. de responsabilidad cuando situaciones no previstas vulneren sus derechos.

Los titulares tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales gratuitamente.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
3. Ser informado sobre el uso dado a su información personal.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Colombia), la Agencia de Acceso a la Información Pública (Argentina) o la autoridad competente en su país de residencia.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga uso conforme a las finalidades autorizadas.
6. Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes.

Los titulares tienen los siguientes deberes:

1. Suministrar información veraz y verificable.
2. Mantener actualizada su información de contacto para una prestación eficaz del servicio.

Consultas: Enviar solicitud escrita a privacidad@quokitravel.com con nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud y datos de contacto. Quoki Travel S.A.S. responderá en máximo diez (10) días hábiles. Si no es posible en ese término, se informará al Titular indicando motivos y nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: Quince (15) días hábiles desde el recibo. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al Titular en los cinco (5) días siguientes para que lo complete. Si no subsana en dos (2) meses, se entenderá desistido. Una vez completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "RECLAMO EN TRÁMITE" dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

Quoki Travel S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política. Cualquier cambio sustancial será comunicado mediante aviso en quokitravel.com y por correo electrónico con al menos quince (15) días de anticipación. El uso continuado de la plataforma después de la notificación constituirá aceptación. Es responsabilidad del Titular revisar frecuentemente esta política.

La presente Política entra en vigor a partir de su publicación en quokitravel.com en agosto de 2026 y tendrá vigencia indefinida hasta que sea modificada. Será revisada periódicamente para determinar si requiere actualizaciones.

Correo electrónico: privacidad@quokitravel.com

Sitio web: quokitravel.com

Domicilio: Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.

Responsable: Quoki Travel S.A.S, NIT .